A história da Qwintry
Hoje a Qwintry tem armazéns muito funcionais e de grande porte, milhares de clientes por todo o mundo e o seu próprio sistema automatizado de gerenciamento, mas tudo começou com um simples projeto seis anos atrás em um apartamento em Anchorage, no Alasca.
Você tem ideia de como funciona o armazém da Amazon?
Já parou para imaginar que sistemas e softwares são utilizados para o gerenciamento de um aeroporto internacional com milhares de passageiros, recebimento e despacho de bagagens, impressão de bilhetes e passagens?
Nós criamos a Qwintry porque para nós era interessante construir algo semelhante a isso, só que pequeno e funcional.
Já parou para imaginar que sistemas e softwares são utilizados para o gerenciamento de um aeroporto internacional com milhares de passageiros, recebimento e despacho de bagagens, impressão de bilhetes e passagens?
Nós criamos a Qwintry porque para nós era interessante construir algo semelhante a isso, só que pequeno e funcional.
COMO TUDO COMEçOU
Alasca, 2010
Pavel Sobol
Fundador da Qwintry
Há 6 anos estudava na Universidade de Anchorage, Alasca, no curso de Gerenciamento de Projetos (Project Management). Para mim duas áreas em particular eram muito interessantes: Sistemas Complexos de Adaptação (Complex Adaptive Systems) e Serviços em Nuvem (Cloud Services). Com base nesses temas eu fiz o meu trabalho de conclusão de curso. A Qwintry foi criada como um modelo prático do meu TCC.
Na área de business eu escolhi o setor de redirecionamento de encomendas (mail forwarding) por necessidades pessoais: meus parentes e amigos moram na Rússia e sempre me interessei por como enviar encomendas dos EUA para outros países. Ao criar a Qwintry, meu desafio principal foi elaborar um sistema de trabalho que coordenasse diversos setores, muitos dos quais já existiam, e fizesse com que esses setores interagissem entre si.
Por exemplo, uma vez que a Qwintry é, em parte, um conjunto de serviços em nuvem, tivemos que criar uma maneira de interligar o nosso site com o site do correio estatal dos EUA (USPS), além de conectar sistemas de suporte ao cliente, recebimento de pagamentos, gerenciamento do armazém, controle de qualidade, dentre outros setores. A ideia foi relacionar isso tudo aos objetivos especificados no meu TCC: "automatização, simplicidade, utilidade e custo-zero". Resumindo, na fase inicial do projeto não foram necessários grandes investimentos financeiros, utilizamos o que estava disponível na internet. O site fizemos com o Wordpress, o suporte ao cliente era realizado com o Google Business Apps.
Na área de business eu escolhi o setor de redirecionamento de encomendas (mail forwarding) por necessidades pessoais: meus parentes e amigos moram na Rússia e sempre me interessei por como enviar encomendas dos EUA para outros países. Ao criar a Qwintry, meu desafio principal foi elaborar um sistema de trabalho que coordenasse diversos setores, muitos dos quais já existiam, e fizesse com que esses setores interagissem entre si.
Por exemplo, uma vez que a Qwintry é, em parte, um conjunto de serviços em nuvem, tivemos que criar uma maneira de interligar o nosso site com o site do correio estatal dos EUA (USPS), além de conectar sistemas de suporte ao cliente, recebimento de pagamentos, gerenciamento do armazém, controle de qualidade, dentre outros setores. A ideia foi relacionar isso tudo aos objetivos especificados no meu TCC: "automatização, simplicidade, utilidade e custo-zero". Resumindo, na fase inicial do projeto não foram necessários grandes investimentos financeiros, utilizamos o que estava disponível na internet. O site fizemos com o Wordpress, o suporte ao cliente era realizado com o Google Business Apps.
Anton Sidashin
Desenvolvedor principal
Inicialmente nós mesmos enviávamos mensagens aos clientes assim que as encomendas chegavam. Naquela época nossa equipe era composta por apenas duas pessoas e o nosso armazém era uma montanha de caixas num apartamento, sem qualquer estante de ordenamento. Já naquele momento os nossos clientes passaram a estimar o alto potencial do nosso serviço e com as primeiras centenas de encomenda ficou claro que o "regime manual" de recebimento de encomendas e envio de mensagens tinha algumas imperfeições. Recebíamos cada vez mais caixas e processar tudo tornou-se cada vez mais complicado. Eis o "fator humano"!
Ao mesmo tempo, ficou claro para os criadores que o modelo de business criado era completamente sustentável e promissor e que o mercado não estava restrito a algumas centenas de clientes. A única coisa que restava era pensar muito, automatizar, contratar funcionários e expandir-se!
Alugamos um pequeno armazém no Alasca e contratamos mais três empacotadores. A equipe da Qwintry passou a contar com sete pessoas. A quantidade de pedidos crescia constantemente e ao juntarmos as diversas encomendas de um determinado usuário em uma única caixa, os empacotadores às vezes trocavam os produtos por engano. Isso acontecia raramente, talvez uma vez a cada cinquenta envios, mas mesmo assim era extremamente desagradável e decepcionante, tendo em vista o nosso desejo de criar um mecanismo de redirecionamento de encomendas realmente confiável e infalível.
Começamos a praticar um verdadeiro "brainstorm" e os resultados não demoraram para aparecer: melhoramos o sistema interno de interfaces para os operadores e criamos uma interface completamente nova para a organização das encomendas. A quantidade de erros caiu pela metade e, até o ano novo, a quantidade de encomendas chegou a 100-120 por dia!
Nós continuamos planejando e começamos a desenvolver um software para o gerenciamento do armazém.
Ao mesmo tempo, ficou claro para os criadores que o modelo de business criado era completamente sustentável e promissor e que o mercado não estava restrito a algumas centenas de clientes. A única coisa que restava era pensar muito, automatizar, contratar funcionários e expandir-se!
Alugamos um pequeno armazém no Alasca e contratamos mais três empacotadores. A equipe da Qwintry passou a contar com sete pessoas. A quantidade de pedidos crescia constantemente e ao juntarmos as diversas encomendas de um determinado usuário em uma única caixa, os empacotadores às vezes trocavam os produtos por engano. Isso acontecia raramente, talvez uma vez a cada cinquenta envios, mas mesmo assim era extremamente desagradável e decepcionante, tendo em vista o nosso desejo de criar um mecanismo de redirecionamento de encomendas realmente confiável e infalível.
Começamos a praticar um verdadeiro "brainstorm" e os resultados não demoraram para aparecer: melhoramos o sistema interno de interfaces para os operadores e criamos uma interface completamente nova para a organização das encomendas. A quantidade de erros caiu pela metade e, até o ano novo, a quantidade de encomendas chegou a 100-120 por dia!
Nós continuamos planejando e começamos a desenvolver um software para o gerenciamento do armazém.
A SEGUNDA FASE DA CRIAçãO DA QWINTRY
Oregon, 2012
Anton Sidashin:
No final de 2012 a quantidade de encomendas já era tanta que decidimos nos mudar do Alasca para a parte continental dos Estados Unidos para que as entregas saíssem mais rápido e barato. Considerando que não há muitos estados com isenção de imposto comercial nos EUA, acabamos nos estabelecendo em Portland (Oregon), uma cidade muito interessante.
Mudamos-nos em definitivo para Oregon, fechamos o armazém no Alasca e transferimos todos os clientes antigos do sistema velho para o novo. A equipe cresceu para 12-13 funcionários.
Implementamos um novo modelo de business, oferecemos preços muito atraentes, introduzimos um sistema de ativação instantânea dos registros no site e começamos a aumentar rapidamente o volume de negócios. A quantidade de encomendas cresceu para 500-600 por dia.
Passamos a estudar o gerenciamento do armazém com muito afinco. Para isso, contamos com a experiência dos nossos colegas de Oregon, funcionários do armazém para o qual nos mudamos. Inicialmente, o nosso armazém era utilizado por várias lojas, como um "fulfillment center", e, por isso, já contava com equipamentos e um software de muitos milhares de dólares.
Tudo estava funcionando, mas as coisas não eram tão perfeitas quanto pareciam... O sistema era relativamente lento e voltado mais à armazenagem e envio de mercadorias das lojas do que para a nossa área de atividade em si (redirecionamento de encomendas), o que encarecia o nosso serviço.
Após dialogar com diversos especialistas, tomamos a decisão de desenvolver o nosso próprio sistema, baseando-se nos sistemas maios avançados de gerenciamento de armazéns.
No final de 2012 a quantidade de encomendas já era tanta que decidimos nos mudar do Alasca para a parte continental dos Estados Unidos para que as entregas saíssem mais rápido e barato. Considerando que não há muitos estados com isenção de imposto comercial nos EUA, acabamos nos estabelecendo em Portland (Oregon), uma cidade muito interessante.
Mudamos-nos em definitivo para Oregon, fechamos o armazém no Alasca e transferimos todos os clientes antigos do sistema velho para o novo. A equipe cresceu para 12-13 funcionários.
Implementamos um novo modelo de business, oferecemos preços muito atraentes, introduzimos um sistema de ativação instantânea dos registros no site e começamos a aumentar rapidamente o volume de negócios. A quantidade de encomendas cresceu para 500-600 por dia.
Passamos a estudar o gerenciamento do armazém com muito afinco. Para isso, contamos com a experiência dos nossos colegas de Oregon, funcionários do armazém para o qual nos mudamos. Inicialmente, o nosso armazém era utilizado por várias lojas, como um "fulfillment center", e, por isso, já contava com equipamentos e um software de muitos milhares de dólares.
Tudo estava funcionando, mas as coisas não eram tão perfeitas quanto pareciam... O sistema era relativamente lento e voltado mais à armazenagem e envio de mercadorias das lojas do que para a nossa área de atividade em si (redirecionamento de encomendas), o que encarecia o nosso serviço.
Após dialogar com diversos especialistas, tomamos a decisão de desenvolver o nosso próprio sistema, baseando-se nos sistemas maios avançados de gerenciamento de armazéns.
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Desde o começo fizemos de tudo para que o nosso serviço fosse simples e compreensível para todos. Introduzimos elevados padrões de qualidade para o empacotamento das encomendas.
Pavel Sobol:
Desde o começo nós dedicamos muita atenção à qualidade do trabalho da Qwintry. Nos primeiros dois anos era possível utilizar os nossos serviços somente com convite. Nós propositalmente contivemos o chamado "efeito avalanche" no crescimento do número de clientes, para que a qualidade do serviço não fosse prejudicada.
Introduzimos um elevado padrão de qualidade para o empacotamento de encomendas. Antes da Qwintry ninguém, incluindo o correio estatal dos EUA (USPS), havia dedicado tanta atenção à segurança de encomendas para fretamento de longa distância: utilizamos caixas bem resistentes de papelão grosso; colamos uma fita especial não apenas na abertura da caixa, mas também nos cantos; embalamos o conteúdo com um saco plástico interno para que, mesmo que a caixa sofresse algum dano, o conteúdo não fosse perdido ou danificado; introduzimos elásticos de segurança, de maneira que é impossível violar a mercadoria sem deixar rastros. Isso tudo corresponde ao nosso empacotamento "comum" - além dele, oferecemos uma opção de empacotamento "reforçado".
Uma estratégia muito importante para atrair clientes foi o fato que, desde o começo, fizemos de tudo para que o nosso serviço fosse simples e compreensível para os usuários. Por exemplo, evitamos colocar links de propaganda no site, imagens de marcas e banners. Para nós, mais importante do que utilizar as técnicas de marketing tradicionais era facilitar o acesso às opções que os usuários realmente necessitam: número de rastreamento de encomenda, preço do frete, informações sobre o peso, dentre outras.
A nossa base de clientes tinha acabado de se formar e nós já havíamos conquistado a reputação de serviço de alta qualidade, com atendimento personalizado e atenção a pequenos detalhes.
Desde o começo nós dedicamos muita atenção à qualidade do trabalho da Qwintry. Nos primeiros dois anos era possível utilizar os nossos serviços somente com convite. Nós propositalmente contivemos o chamado "efeito avalanche" no crescimento do número de clientes, para que a qualidade do serviço não fosse prejudicada.
Introduzimos um elevado padrão de qualidade para o empacotamento de encomendas. Antes da Qwintry ninguém, incluindo o correio estatal dos EUA (USPS), havia dedicado tanta atenção à segurança de encomendas para fretamento de longa distância: utilizamos caixas bem resistentes de papelão grosso; colamos uma fita especial não apenas na abertura da caixa, mas também nos cantos; embalamos o conteúdo com um saco plástico interno para que, mesmo que a caixa sofresse algum dano, o conteúdo não fosse perdido ou danificado; introduzimos elásticos de segurança, de maneira que é impossível violar a mercadoria sem deixar rastros. Isso tudo corresponde ao nosso empacotamento "comum" - além dele, oferecemos uma opção de empacotamento "reforçado".
Uma estratégia muito importante para atrair clientes foi o fato que, desde o começo, fizemos de tudo para que o nosso serviço fosse simples e compreensível para os usuários. Por exemplo, evitamos colocar links de propaganda no site, imagens de marcas e banners. Para nós, mais importante do que utilizar as técnicas de marketing tradicionais era facilitar o acesso às opções que os usuários realmente necessitam: número de rastreamento de encomenda, preço do frete, informações sobre o peso, dentre outras.
A nossa base de clientes tinha acabado de se formar e nós já havíamos conquistado a reputação de serviço de alta qualidade, com atendimento personalizado e atenção a pequenos detalhes.
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O novo sistema de armazenamento demandava muito menos movimento dos operadores, a interfaces ficaram mais simples. Obviamente, os operadores do armazém adoraram!
Anton Sidashin:
A fim de automatizar ainda mais nossos serviços, começamos a reunir informações sobre máquinas de escaneamento. Encomendamos uma série de máquinas, comparamos todas e escolhemos a que se enquadrava melhor no nosso sistema. O último desafio foi programar tudo. Para não afetar os trabalhos, preparamos uma versão de teste do programa e disponibilizamos aos operadores dispositivos que lançavam diversos detalhes sobre a encomenda no site.
Após os primeiros testes ficou claro que o novo sistema de armazenamento demandava muito menos movimento dos operadores, as interfaces ficaram mais simples. Obviamente, os operadores do armazém adoraram!
O sistema de armazenamento foi contemplado com uma nova interface para a execução de pedidos especiais dos clientes (por ex.: fotografar a fatura e o conteúdo das encomendas), o que tornou o serviço muito mais rápido e diminuiu a frequência de erros. As alterações no software do armazém permitiram aumentar a qualidade do serviço, de maneira que o atendimento personalizado aos clientes não fosse prejudicado pelo rápido crescimento no volume de encomendas.
Já estávamos superando o volume de negócios do nosso antigo armazém no Alasca em dezenas de vezes. O novo armazém era atualizado constantemente, a fim de simplificar e a acelerar todos os processos e funções.
A fim de automatizar ainda mais nossos serviços, começamos a reunir informações sobre máquinas de escaneamento. Encomendamos uma série de máquinas, comparamos todas e escolhemos a que se enquadrava melhor no nosso sistema. O último desafio foi programar tudo. Para não afetar os trabalhos, preparamos uma versão de teste do programa e disponibilizamos aos operadores dispositivos que lançavam diversos detalhes sobre a encomenda no site.
Após os primeiros testes ficou claro que o novo sistema de armazenamento demandava muito menos movimento dos operadores, as interfaces ficaram mais simples. Obviamente, os operadores do armazém adoraram!
O sistema de armazenamento foi contemplado com uma nova interface para a execução de pedidos especiais dos clientes (por ex.: fotografar a fatura e o conteúdo das encomendas), o que tornou o serviço muito mais rápido e diminuiu a frequência de erros. As alterações no software do armazém permitiram aumentar a qualidade do serviço, de maneira que o atendimento personalizado aos clientes não fosse prejudicado pelo rápido crescimento no volume de encomendas.
Já estávamos superando o volume de negócios do nosso antigo armazém no Alasca em dezenas de vezes. O novo armazém era atualizado constantemente, a fim de simplificar e a acelerar todos os processos e funções.
PRESENT PERFECT
Dias de hoje: Delaware
Anton Sidashin:
Gostamos muito de Oregon! Eu até hoje considero Portland uma das melhores cidades do mundo para se viver e trabalhar! É um local ideal para pessoas que se cansaram da cultura pop e dos preços caros de São Francisco e San Diego, ou da sujeira e do "peso" da história que se sente em Nova York e outras cidades da Costa Leste dos EUA.
Só havia um problema: a distância da Rússia, do Brasil e de outros países onde temos muitos clientes. Precisamente por esse motivo, no fim de 2013 e começo de 2014, a equipe da Qwintry começou a pensar seriamente em se mudar para a Costa Leste. O caminho percorrido pelas encomendas era muito longo. Algumas vezes, caminhões carregando as nossas encomendas chegaram a ficar presos no trânsito de Chicago enquanto seguiam para o aeroporto JFK em Nova York. É difícil acreditar, mas encomendas realmente cruzavam o país inteiro por via terrestre para depois serem despachadas para a Rússia e o Brasil!
Despachar pelo aeroporto de Los Angeles também não era muito viável para nós por uma série de motivo, além do que a quantidade de voos era muito baixa e os custos muito altos.
Naquele momento, nossos clientes contavam com 7 dias de espera para entregas pela Qwintry Air (nosso próprio frete, que já despachávamos a partir de Oregon) para a parte europeia da Rússia. O prazo médio era de 10-14 dias.
Nós concluímos que se nos mudássemos para algum local mais próximo do aeroporto de Nova York, de onde partem aviões de grande porte para todos os cantos do mundo, poderíamos melhorar o prazo de entrega e economizaríamos dinheiro e nervos com o transporte por via terrestre.
Gostamos muito de Oregon! Eu até hoje considero Portland uma das melhores cidades do mundo para se viver e trabalhar! É um local ideal para pessoas que se cansaram da cultura pop e dos preços caros de São Francisco e San Diego, ou da sujeira e do "peso" da história que se sente em Nova York e outras cidades da Costa Leste dos EUA.
Só havia um problema: a distância da Rússia, do Brasil e de outros países onde temos muitos clientes. Precisamente por esse motivo, no fim de 2013 e começo de 2014, a equipe da Qwintry começou a pensar seriamente em se mudar para a Costa Leste. O caminho percorrido pelas encomendas era muito longo. Algumas vezes, caminhões carregando as nossas encomendas chegaram a ficar presos no trânsito de Chicago enquanto seguiam para o aeroporto JFK em Nova York. É difícil acreditar, mas encomendas realmente cruzavam o país inteiro por via terrestre para depois serem despachadas para a Rússia e o Brasil!
Despachar pelo aeroporto de Los Angeles também não era muito viável para nós por uma série de motivo, além do que a quantidade de voos era muito baixa e os custos muito altos.
Naquele momento, nossos clientes contavam com 7 dias de espera para entregas pela Qwintry Air (nosso próprio frete, que já despachávamos a partir de Oregon) para a parte europeia da Rússia. O prazo médio era de 10-14 dias.
Nós concluímos que se nos mudássemos para algum local mais próximo do aeroporto de Nova York, de onde partem aviões de grande porte para todos os cantos do mundo, poderíamos melhorar o prazo de entrega e economizaríamos dinheiro e nervos com o transporte por via terrestre.
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Nossos cálculos para encurtar os prazos de entrega estavam corretos! Para países como a Rússia conseguimos encurtar o prazo de entrega para até 4-5 dias, mantendo uma média de 7 dias!
Anton Sidashin:
Decidimos também inaugurar o nosso próprio armazém, com um gerenciamento próprio de alta qualidade. Vale lembrar que o armazém de Oregon não era nosso, mas isso não era muito perceptível pelos clientes, uma vez que tínhamos relações muito boas com os nossos parceiros.
Após uma breve reflexão, enviamos um representante (Victor, um funcionário brilhante) para Delaware, a fim de encontrarmos um novo armazém. Após um mês de procura, encontramos o local que precisávamos e o alugamos por um longo período. É interessante observar que escolhemos Delaware por ser o único estado, além do frio e vazio New Hampshire, com isenção fiscal próximo à Nova York.
Em Delaware nós inauguramos o nosso armazém sem grandes alterações no nosso sistema de IT. A principal alteração foi que conseguimos reunir toda a nossa equipe. Demos aos usuários o acesso a ambos os armazéns. Durante meio ano os armazéns de Delaware e Oregon trabalharam em paralelo. Nossos cálculos para encurtar os prazos de entrega estavam corretos! Para países como a Rússia conseguimos encurtar o prazo de entrega para até 4-5 dias, mantendo uma média de 7 dias!
Decidimos também inaugurar o nosso próprio armazém, com um gerenciamento próprio de alta qualidade. Vale lembrar que o armazém de Oregon não era nosso, mas isso não era muito perceptível pelos clientes, uma vez que tínhamos relações muito boas com os nossos parceiros.
Após uma breve reflexão, enviamos um representante (Victor, um funcionário brilhante) para Delaware, a fim de encontrarmos um novo armazém. Após um mês de procura, encontramos o local que precisávamos e o alugamos por um longo período. É interessante observar que escolhemos Delaware por ser o único estado, além do frio e vazio New Hampshire, com isenção fiscal próximo à Nova York.
Em Delaware nós inauguramos o nosso armazém sem grandes alterações no nosso sistema de IT. A principal alteração foi que conseguimos reunir toda a nossa equipe. Demos aos usuários o acesso a ambos os armazéns. Durante meio ano os armazéns de Delaware e Oregon trabalharam em paralelo. Nossos cálculos para encurtar os prazos de entrega estavam corretos! Para países como a Rússia conseguimos encurtar o prazo de entrega para até 4-5 dias, mantendo uma média de 7 dias!
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Graças à utilização de serviços em nuvem e de sistemas computadorizados avançados, todos os setores da Qwintry trabalham de maneira ideal – a probabilidade de erros foi reduzida a quantias insignificantes.
Pavel Sobol:
Os funcionários da Qwintry estão espalhados por 10 países pelo mundo. Para facilitar a comunicação e otimizar os custos, nós introduzimos um sistema de trabalho baseado em serviços em nuvem.
Isso não demanda muitos investimentos e conhecimento – basta organizar e adequar os serviços em nuvem disponíveis às suas necessidades. Graças à utilização de serviços em nuvem e de sistemas computadorizados avançados, todos os setores da Qwintry trabalham de maneira ideal – a probabilidade de erros foi reduzida a quantias insignificantes. Isso nos permite receber e enviar encomendas sem interrupções, além de reduzir os preços dos serviços para os usuários.
Também com base nesse princípio operam os setores de logística e de suporte ao cliente: as informações sobre a localização das encomendas são armazenadas em nuvem e todos os funcionários possuem acesso on-line a elas em tempo real, podendo atualizá-las, solicitar mais detalhes e atender aos pedidos especiais dos clientes.
A otimização e o uso dos serviços em nuvem em áreas chaves para os negócios reduziram consideravelmente os custos operacionais da nossa empresa!
Os funcionários da Qwintry estão espalhados por 10 países pelo mundo. Para facilitar a comunicação e otimizar os custos, nós introduzimos um sistema de trabalho baseado em serviços em nuvem.
Isso não demanda muitos investimentos e conhecimento – basta organizar e adequar os serviços em nuvem disponíveis às suas necessidades. Graças à utilização de serviços em nuvem e de sistemas computadorizados avançados, todos os setores da Qwintry trabalham de maneira ideal – a probabilidade de erros foi reduzida a quantias insignificantes. Isso nos permite receber e enviar encomendas sem interrupções, além de reduzir os preços dos serviços para os usuários.
Também com base nesse princípio operam os setores de logística e de suporte ao cliente: as informações sobre a localização das encomendas são armazenadas em nuvem e todos os funcionários possuem acesso on-line a elas em tempo real, podendo atualizá-las, solicitar mais detalhes e atender aos pedidos especiais dos clientes.
A otimização e o uso dos serviços em nuvem em áreas chaves para os negócios reduziram consideravelmente os custos operacionais da nossa empresa!
Importe produtos dos EUA com a Qwintry!
É rápido, fácil e seguro ; )
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